改善設計例 / 見積業務
見積の入力と、
帳票の書式を分ける。
入力する内容と、固定する計算・書式を整理。 人が確認する工程も含めて考えます。
説明のための設計例です。
特定企業への導入実績や、効果を保証するものではありません。
入力
→
確認
→
帳票
入力支援と、固定した帳票の組合せ
よくある困りごと
毎回似た明細を入力している。 担当者によって書式が違う。 AIで作成しても見積書の形が一定にならない。 見積業務には、入力だけでなく確認・計算・帳票・送付など 複数の工程があります。
入力支援と固定処理を分ける
依頼内容を項目に整理する部分には、 生成AIが使えるか検討します。 一方、品番・単価・数量の確認、計算、帳票の書式は 決めたルールで扱い、送付前に人が承認する流れを設計します。
試行で確かめること
入力漏れ、不明な品番、単位の違い、 複数見積の重複、改訂時の扱いを確認します。 「作れたか」だけでなく、間違いを見つけやすいか、 修正にどれくらい手間がかかるかも見ます。
御社に合わせて決めること
現在の帳票、明細の保存先、単価を決める人、 承認者、送付手段を確認します。 メールやFAXとの連携は、外部サービスや契約、 承認手順を踏まえて個別に判断します。
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