仕事の困りごとは、解決策を決める前に「何が起きているのか」「どんな影響が出ているのか」「次に何を確認するのか」を分けて考えることが大切です。この記事では、相談前に整理しておくと役立つ5つのポイントを紹介します。
解決方法より先に、今起きていることを整理する。
「人を増やしたい」「新しいシステムを入れたい」は解決方法の候補です。まず、どの仕事で何が起き、誰が困っているかを整理します。原因が決まっていなくても、相談を始めることはできます。
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この記事の内容
START WITH ONE SCENE
困っている場面を一つ選ぶ
会社全体の課題を一度に説明しようとせず、最近起きた具体的な場面を挙げます。例えば、見積の確認待ちで返答が遅れた、担当者が休むと作業が止まった、といった事実です。
「見積の確認待ちで返答が遅れた」「担当者が休むと作業が止まった」のように、まず“起きた場面”を一つに絞ります。
※説明のための例で、特定企業の支援実績ではありません。FACT / HYPOTHESIS
事実と、原因の予想を分ける
「見積を確認できる人が一人」という事実と、「人を増やせば解決する」という仮説は分けて記録します。確認ルールがない、情報が散らばっている、判断に必要な資料がないなど、別の原因も考えられます。最初の仮説を確定事項にしないことが大切です。
確認できた事実
見積を確認できる人が一人。
原因・解決策の仮説
人を増やせば解決するのではないか。
IMPACT
何に影響しているかを書く
売上への機会損失、残業、ミス、顧客への返答、担当者への負担など、影響を言葉にします。正確な数値が分からなければ、分からないと記して構いません。後で測る項目と、すぐ対応すべきことを分けます。
WHAT YOU TRIED / CONSTRAINTS
すでに試したことと、制約を残す
手順を変えた、ツールを契約した、採用を試したなど、実施したことと結果を整理します。予算、時期、端末、担当できる人、変更できない取引先の条件も、解決方法を選ぶための材料になります。
手順変更、ツール導入、採用など。結果も一緒に残します。
予算、時期、端末、人員、取引先の条件などを整理します。
NEXT QUESTION
次の判断に必要な情報を決める
この段階で全部を解決する必要はありません。誰に何を確認すれば、改善の方向を判断できるかを決めます。業務の見直しで対応するのか、専門事業者に相談するのかも、その情報を踏まえて検討します。
HANDOVER MEMO
相談するときに渡すメモ
以下を一枚にまとめると、相談の前提を共有しやすくなります。
- 01困る場面
- 02確認できた事実
- 03原因の仮説
- 04影響
- 05試したこと
- 06制約
- 07次に確認すること
第三者の個人情報や機密資料は、共有方法を確認してから渡してください。
御社の業務に合わせて考える。
利用人数、今の帳票、社員の操作状況によって、適した方法は変わります。TASF Officeでは、課題の整理から、必要な支援と次の実行方針をご相談いただけます。
課題整理・解決コーディネートを見るLET’S TALK
解決策が決まっていなくても、
相談は始められます。
「何が問題なのか分からない」という段階から、状況を一緒に整理します。